אתה מומחה בתחומך, החלטת להקים עסק או שאתה עצמאי ותיק.
במהלך דרכנו כעצמאים אנחנו "נחבוש" שלל כובעים כגון: שיווק, מכירות, תחזוקה, מזכירות, כספים ועוד.
ניהול הכסף בעסק הוא קריטי להצלחתו, משבר הקורונה הדגיש את חשיבותו אף יותר.
הניהול הפיננסי השוטף אינו מהווה תחליף לרואה החשבון או יועץ המס של העסק. לרוב נותני שירות אלה אמונים על התקשורת והדיווחים לרשויות הממשלתיות השונות והם עוסקים בנתוני העבר בעוד שניהול פיננסי בעסק מתייחס לניהול, תכנון ובקרה של העסק לעתיד.
במאמר הקרוב נפרט את 10 השלבים להתנהלות פיננסית בעסק:
- הפרדת בית עסק- נפריד בין ניהול החשבון הפרטי לניהול החשבון העסקי, ובמועד קבוע נמשוך "משכורת" לחשבון הפרטי. המועד והסכום קבועים, זאת לאחר שבחנו את צרכי הבית אל מול הכנסות העסק. ההפרדה הזאת מאפשרת ניהול ובקרה מיטביים אחר הפעילות העסקית באופן שמאפשר לנתח את הפעילויות לצמיחת העסק ומונעת ערבוב של כספים בין הבית לעסק.
- מודל ההכנסות- נדייקממה העסק אמור להרוויח:
- הכנסות- מה החזון בפתיחת העסק? כיצד ההכנסות של העסק מורכבות? היכן אנו רואים את העסק בעוד 3-5 שנים?
- לקוחות- מי פלח הלקוחות של העסק? למי המוצרים/שירותים שלי פונים? האם מדובר במספר פלחים? ככל שקהל הלקוחות יותר ממוקד, יותר קל "לטרגט" אותו ולהציף את הערכים המותאמים אליו.
- מוצרים/שירותים- אילו מוצרים יש בעסק? פירוט של כל המוצרים, כמה נמכור מכל מוצר? מה הרווחיות בכל מוצר? האם ישנם מוצרים שגוזלים הרבה משאבים, אך הרווחיות בגינם נמוכה? האם יש מקום להתאים את המוצרים לתקופה?
כמובן שמוצר יכול להיות גם שירותים כגון: ייעוצים, הרצאות, טיפולים, ולא רק מוצרים פיסיים.
- גבייה- כיצד הגבייה נעשית בעסק? האם בתשלומים? האם בשוטף+180? האם התחשבת בעלות מימון בתקבולים אשר אינם מתקבלים היום? יש לקחת שיקולים אלה ונוספים בחשבון בתמחור ובהצעות המחיר.
האם יש מעקב אחר החייבים? האם יש שם סכומים שאולי "כלואים", אבודים שלא שולמו עדיין ע"י הלקוחות?
- מודל ההוצאות– הוצאות העסק משפיעות באופן ישיר על רווחיות העסק וחייבים להכיר את כולן:
- הוצאות קבועות (הוצאות בוקר טוב 😊)- אלו הוצאות של העסק שאינן תלויות בכמות המכירות וההכנסות. הן נקראות ככה מכיוון שבכל בוקר בפתיחת העסק, הוצאות אלו קיימות. במשבר הקורונה היינו עדים לעסקים רבים שנקלעו למשבר עקב צמצום עד כדי אפס הכנסות, אך הוצאותיהם הקבועות ממשיכות להתקיים. בעקבות כך העסק עלול להיכנס למשבר תזרימי, ולכן כל כך חשוב להכיר בהוצאות הקבועות, על מנת לקחת אחריות ולהיות בשליטה על ההתנהלות הכלכלית של העסק.
כיוון שהוצאות אלה אינן משתנות, מספיק אחת לתקופה לרכז אותן לרשימה .
- הוצאות משתנות- אלו הוצאות שתלויות בהכנסות, לדוגמא הוצאות סליקה שהן אחוז מסכום המכירה או חומרי גלם לייצור מוצר מסוים.
- שכר בעלים- אחרי שנבחן מהם הצרכים של הבית (ההוצאות. סעיף 6), ואילו הכנסות קיימות בבית (הכנסות בן/ בת הזוג, הכנסות משכר דירה), כעת נחשב מהו הסכום שיש להעביר באופן קבוע, אותו נרצה למשוך כמשכורת.
הסכום צריך לקחת בחשבון גם תכנית השקעה והשגת יעדים ולא רק את הצריכה השוטפת.
העסק אמור לשרת את הבית.
- ספקים- מי הספקים של העסק? מתי בוצע מו"מ איתם? האם לקחנו מספר הצעות מחיר מספקים שונים ובחנו את כל החלופות האפשריות?
- תמחור- תמחור המוצרים מתחשב בהוצאות הקבועות והמשתנות שלנו וכולל את כל המשאבים שנכללו בבניית המוצר. כמו כן התמחור מתחשב במתחרים בשוק, במצב השוק ובמוניטין של העסק ובמרכיבים נוספים מותאמי שוק שאנו פועלים בו.
- ניהול תזרים – תזרים מזומנים הוא למעשה כניסה ויציאה של מזומנים לעסק ומהעסק על פני הזמן. הנזילות בעסק מניעה את הפעילות בעסק ולכן ניהול התזרים הוא קריטי וחשוב לכל עסק. אי ניהול תזרים מזומנים מהווה את אחד הגורמים העיקריים לקריסת עסקים. לניהול תזרים מזומנים יש 3 מטרות עיקריות:
- בקרה על הגבייה והתשלומים
- ניתוח מצב רווחיות
- תכנון וניהול עתידי
הניהול הזה נדרש להיות ברמת השגרה היומית של העסק, ומשפיע על ההתנהלות השוטפת. לדוגמא כשיש צפי לבעיות תזרים עתידיות אז ניתן מראש לגייס מימון נקודתי מבנקים או לצאת במבצע במוצר מסוים וכד'.
- אשראי– לפני כל גיוס אשראי מבנק או מגופים חוץ בנקאיים, תחילה יש לבנות תכנית מוסדרת אשר כוללת את מטרת ההלוואה והדרכים למימונה.
ככלל הלוואות לוקחים כשמעוניינים לגדול לצמוח ולהתמנף ולא כשישנם קשיים ושמודעים לכך שלא נוכל לעמוד בהחזרים השוטפים.
ישנן דרכי מימון שונות ומגוונות וכמובן צריך להתאים את ההלוואה לצורך הספציפי של העסק תוך ניהול סיכונים ובחינת כושר החזר החוב. לדרכי המימון השונים ישנם מאפיינים שונים וחשוב לבחון את כל החלופות ואת תנאי ההלוואה, כגון: איזה ריביות משולמות? אילו מסלולים יש? האם ניתן לאחד ולשפר את המצב? האם ישנן הלוואות מיוחדות לתקופה (לדוגמא: הלוואות בערבות מדינה לתקופת הקורונה).
- צרכי הבית (משפחה)– אנחנו מקימים את העסק על מנת להגשים את עצמנו, אך בד בבד העסק נועד גם כדי לשרת את צרכי הבית והמשפחה שלנו וההכנסה מהעסק מאפשרת לנו להגשים את החלומות והיעדים שלנו בטווח הזמן הקצר, הבינוני והארוך. כך שניתוח צרכי הבית צריך להתבסס לא רק על הצורך השוטף אלא אמור לכלול את המענה למימוש היעדים בטווח הזמן השונים.
- תכנון ובקרה-בבניית כל עסק יש לבנות תחזית לתכנית פיננסית שנתית שמחולקת לחודשים אשר כוללת צפי להכנסות והוצאות.
הכנסות= צפי לכמות מוצרים/שירותים אשר נמכור בכל חודש בהתחשב בעונתיות בעסק, חודשים חזקים או חלשים בכל עסק.
הוצאות= כוללת את כל ההוצאות של העסק כפי שפירטנו: קבועות, משתנות, שכר בעלים….
לאחר שיש תכנית שנתית, לפני תחילת כל חודש עוברים על התחזית ובונים תכנית עבודה כיצד אנחנו משיגים את התכנית שקבענו, ומורידים את זה לפעולות לפי לוח זמנים מפורט.
בקרה- בסיום כל חודש בוחנים את התכנון מול הביצוע ולומד מהתהליך לא ממקום שיפוטי, אלא ממקום לומד ומשתפר. בנקודות בהן השגנו את היעדים, מה עבד לנו וכדאי להמשיך, ובנקודות שפחות עבד לנו מה ניתן לשפר. לאחר בחינה זו יש לבחון האם נידרש לתקן את תכנית עבודה השנתית קדימה.
- תכנית השקעה, מינוף וצמיחה– העסק אמור לאפשר לנו לחיות ברווחה כלכלית לאורך זמן ולכן יש צורך בתכנית השקעה ארוכת טווח. האפשרויות הן רבות ומגוונות, אך לפני כן יש ללמוד ולהגדיר את רמת הסיכון שלנו ולבחון כל השקעה בפני עצמה תוך פיזור רב ככל הניתן בין ההשקעות השונות.
- אמונות מגבילות-רבות דובר על כך שהעולם הפנימי שלנו יוצר את העולם החיצוני שלנו ולכן במידה ויש בנו אמונות מגבילות לגבי עצמנו או לגבי כסף והתנהלות כלכלית, הדבר יהיה לנו לרועץ ואנו חייבים לפעול מתוך אמונות שאינן מגבילות, ליווי פיננסי יכול בהחלט לעזור בלבחון אמונות אלה ולשחרר אותן. חשוב לבוא עם פתיחות מחשבתית ללמידה, ועשייה, השילוב של השניים הוא קריטי להצלחה.
- התמונה המלאה- חשוב מאד בהתנהלות הפיננסית בעסק לראות את התמונה הגדולה. עברנו על 10 השלבים להתנהלות פיננסית בעסק, על כל ההיבטים החשובים. אבל חשוב מאד שנראה גם את התמונה המלאה, איך כל הסעיפים מסתנכרנים לכדי תכנית שלמה. שכן עסק אחד אינו דומה לעסק האחר, ולכן חשוב לראות ולזהות את כל הצרכים של המשפחה והעסק מבחינה פיננסית ולבנות תכנית עבודה שתותאם לצרכים הספציפיים, לחלומות ולעסק שלכם.
בהצלחה רבה בחיים העצמאיים
אילנית שאול- יועצת פיננסית עסקית
לתכנים נוספים מוזמנים:
